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企业管理如何实现有效沟通?这三个要点不可忽略!

发布时间:2024-02-12 10:08:32

  1. 企业管理中如何进行有效沟通
  2. 如何改善企业的管理沟通
  3. 如何做到与企业员工的有效沟通

一、企业管理中如何进行有效沟通

美国著名的未来学家约翰·奈斯比特曾说:“未来的竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通。”的确,沟通是管理的灵魂,有效的沟通决定管理的效率。通过有效的沟通,管理者可以把组织的构想、使命、期望与绩效等信息准确地传递给组织成员,以更有效地实现组织改革,改善管理职能,协调组织成员行为以及使组织适应外部环境的变化等。 现代管理者均非常重视有效沟通的作用,视其为事业成功的关键所在。这既说明了有效沟通在管理活动中的重要地位和作用,更说明了要真正实现有效沟通并非轻而易举,需要参与沟通者双方付出努力和心血。 一、在企业管理中进行有效沟通的作用 1.可以促使员工对企业确定的目标和任务形成共识 企业管理者应该让员工了解企业的任务和目标,了解“企业的业务(任务)是什么?”和“企业要成为什么?”。企业管理者要在听取(收集)员工对任务和目标的合理化意见和建议后,及时进行研究,将企业任务和目标进一步作出修改和完善。然后再将企业的任务和目标及时反馈给员工。通过这样的有效沟通,使企业任务和目标在全体职工中形成共识。这样不仅可以使企业目标体现全体职工的意志,同时可以提高决策的科学性。 2.可以有利于收集资料与分享信息,实现科学管理 在日益激烈的市场竞争中,企业要想顺利实现目标,形成竞争优势,首先要全面了解各方面的信息,才能作出科学的决策,才能在不断变化的环境中求得生存和发展。有效的沟通可以使企业了解外部各种信息与情报,如国家各项方针、政策及国内外同类企业的现状与发展趋势,消费市场的动态等,及时调整经营决策,以适应外部环境的变化;可以使企业了解自己拥有资源的情况和利用资源的能力;可以了解员工的基本情况,做到知人善任,提高员工的积极性;可以洞察各部门之间的关系,提高管理的效率等。因此,只有及时、全面地掌握企业内外部各种信息、情报与资料,才能准确地控制、指挥整个企业的运转,实现科学有效的管理。 3.可以改善企业的人际关系 在企业内部,无论是部门与部门之间,部门与个人之间,还是个人与个人之间,进行有效沟通都是极其重要的。现实中一些企业存在部门之间、人与人之间关系紧张、矛盾激烈以及内部人际关系失调的现象,究其原因,无非是缺乏沟通或者沟通方式不当所致。一个企业如果信息沟通渠道不畅通,人与人之间难以达到有效沟通,就会使人们产生压抑、郁闷的心理。这样,不仅影响职工心理健康,还将严重影响企业的正常生产,降低企业效率。因此,一个企业若要顺利发展,必须保证企业内部上下、左右各种沟通渠道的畅通,只有这样才能激励员工的士气,促进人际关系的和谐,提高管理效能。 4.可以增强企业员工的凝聚力 员工的凝聚力是企业的重要财富。凝聚力强,表明企业对成员的吸引力强,那么,怎样增强企业员工的凝聚力。首先,在员工之间要提倡交流和支持。员工之间在合作中发生矛盾、产生意见是常有的事,关键是采取何种态度来处理相互间的不同意见,最好的方法就是沟通,也就是主动与对方交流自己的观点。其次,采用民主管理的方式。在企业管理过程中,要认真倾听来自员工各方面的意见,尤其要听取不同的意见。第三,企业对员工要实行绩效与报酬挂钩,包括对能与他人紧密合作的员工给予奖励,这有助于提高员工的满意度。第四,要重视员工间的相互信任。增进信任可以从以下几方面考虑:组织内部自上而下和从下到上的开放式交流,并树立诚实交流的观念;让员工参与管理;提倡员工自我管理,让员工对企业、对同事有信任感等。第五,开展绩效管理。绩效管理过程其实质就是沟通过程,在动态的过程考核中,对富有创造性的员工,以及绩效突出的员工给予奖励;对绩效差的员工要及时调整岗位;对消极怠工或违反纪律的给予处罚。通过动态的过程绩效管理来提高每个员工的绩效,以此推动整个企业绩效的提高,促进企业目标的实现。这些都需要通过沟通来实现,因此,有效沟通可以增强员工的凝聚力。 二、在企业管理中进行有效沟通的对策 1.提高管理者思想认识 管理者应当提高对沟通重要性的认识,必须切实转变自己家长或权威型的沟通角色。平等的交流是良好、有效沟通的基础。管理者不仅要对下级一视同仁,而且还应做到自己和下级之间的一视同仁,真正做到理性、尊重、信任下级。真正实现由过去的单向、由上而下传达的方式转向平等的、双向的,既有自上而下,又有自下而上的交流方式。只有平等、活跃的双向交流才能达到有效的沟通。另外要对沟通作充分的准备,管理者在沟通之前必须制定出明确的沟通目标并由此而制订明晰的沟通计划。同时鼓励参与沟通的人员进行协商及信息和材料的收集、分析,并在此基础上进行宣传和解释,给员工提供一个良好的沟通环境,这样才能从根本上提高企业沟通效率,进而提高企业的运作效率。 2.整合沟通渠道 整合沟通渠道就是对现有的渠道进行调整、组合,删除一些效率低下或没有实际效果的渠道,增加一些新型的、速度快、效率高并被人们乐于接受的渠道,同时考虑到各种不同渠道的相互补充,其目的是为了更好地履行沟通职能,实现沟通目标。在整合过程中,应坚持以下原则:第一,系统原则。组织是一个系统,组织中任何一个部分的变化或变动都会对整个系统产生连带的影响。沟通渠道也是如此,每一种类型的沟通渠道或沟通方式都不是孤立存在的,彼此之间存在着联系和影响。所以,在对沟通渠道进行整合的过程中,要考虑到渠道之间的联系和影响。第二,公开性原则。要求企业在管理沟通过程中,对大部分的无须保密的管理沟通活动而言,其沟通的渠道必须公开,并尽可能地增设沟通渠道,增加其知晓度、透明度和开放度。这样才能减少由于信息不对称所造成的沟通盲点。第三,时效性原则。要求在沟通过程中,既要讲究沟通时间的节约,又要讲究沟通效率的提高。因此要选择和采用最短的路径,以最快的速度进行沟通。其目的在于提高信息传递速度,降低由于层层传递所带来的信息失真的可能性。第四,完整性原则。从沟通的过程来看,一个完整的沟通过程包括信息的传递、接收和反馈。完整性原则正是强调沟通过程的完整性。如果只有信息传递和接收的渠道,而没有信息反馈的渠道,这个沟通过程是不完整的,其信息沟通也是不充分的。现今,在渠道整合过程中尤其应注意反馈渠道的修正和补充。 3.提高管理者沟通技能 ⑴提高管理人员有效倾听的技能 管理者在进行沟通过程中,首先,要专心致志,不要心不在焉;其次,不要心存成见,也不要打断对方讲话,或者表现出不耐烦。这样会使对方不愿把沟通进行下去;最后,要善解人意,体味对方的情感变化和言外之意,做到心领神会。 ⑵提高非语言沟通能力 当你在听信息传递者传递信息时,信息传递者会通过观察你的表情来判断你是否在认真倾听和真正理解。所以,与信息传递者进行目光接触可以使你集中精力,减少分心的可能性,并可以鼓励信息传递者。另外,有效的倾听者会将所听到信息的有关情况通过非语言方式表达出来,例如:赞许性的点头、疑惑性的摇头、恰当的面部表情(如微笑)等,这些都是向信息传递者表明你在认真倾听及是否听懂,从而有利于提高沟通效果。 ⑶注重情感沟通 在实际的工作中,沟通技能通常表现为管理者能否准确地描绘出企业发展的现状和远景,并通过一定渠道让员工清楚企业目前的情势和发展战略。员工的认同就是对管理者的最大支持,也是管理者沟通的最直接目标。现代企业的人本管理要求管理者不仅要善于正确运用口头表达与语言文字的能力,表达明确,条理清晰,语言精练,针对性强;善于倾听与关注,尊重他人的观点;改善不良的沟通习惯,恰当运用表情,动作等非言语沟通方式,而且还要求管理者善于对员工进行情感沟通,将情感融入到管理的全过程,使员工意识到他们对于企业发展的价值,从而激发持久的工作热情。 4.设置科学的组织机构 组织机构设置:一方面,要考虑到组织规模效应引起的组织层次过多而信息容易丢失和歪曲,以及组织过大而产生的疏离效应,应在纵向上努力减少组织的层次以减少沟通环节,保持信息畅通,减少干扰、延误和失真。同时拓宽信息沟通渠道,通过多渠道的沟通促进信息的交流。横向部门之间则应该加强横向的交流与合作,加强部门之间及部门间人员与人员之间的联系;另一方面,要设置特殊的沟通机构来促进沟通。非正式的沟通机制虽然有一定的效率,但它不可避免地会受到管理者个人喜好的影响和制约,并在很大程度上影响沟通的有效性。因此,有必要建立特殊的沟通机构来促进沟通,通过使沟通制度化来真正实现有效沟通。 5.完善沟通反馈机制 没有反馈的沟通不是一个完整的沟通,完整的沟通必然具备完善的反馈机制。否则,沟通的效果会大大降低。反馈机制的建立首先应从信息发出者入手,信息发出者在传递信息后应该通过提问以及鼓励接收者积极反馈来取得反馈信息。另外,信息发出者也应仔细观察对方的反应或行动以间接获取反馈信息。因为反馈可以是有意的,也可以是无意的。作为信息接收者,在沟通反馈中实际上处于主体地位。信息发出者应积极接受接收者的反馈信息,使得组织沟通成为真正意义上的双向沟通。(江苏省徐州高等师范学校)

二、如何改善企业的管理沟通

  改善企业管理沟通的策略

1.形成有效的管理沟通制度

单凭主体的沟通意识,会使沟通工作显得凌乱和随意,也不利于发挥沟通的有效性。只有建立起完备的沟通制度,才会使得企业内部沟通工作有序的开展。完善的沟通工作制度包括:一是以规范的形式确定任何政策措施。在政策措施制定前,应当征求员工的意见;制定后,应将其传送给所有员工,以求共同理解,统一认识并消除紧张情绪,以求人事上和谐关系的产生。二是参与制度。如建立工作座谈会,交流会等制度,力求让每个员工都参与进来。三是可以建立建议奖励制度。在世界很多国家的知名企业中都采用建议奖励制度,员工所提建议一经采纳就会得到一定的报酬作为奖励,很多成功企业都曾采取过此项手段,并且从实施情况来看,效果显著。

2.建立易于沟通的企业组织结构

我国企业多数实行锥形组织机构,层级很多,信息传递不仅容易产生的失真,还会浪费大量时间。有学者统计,如果一个信息在高层管理者那里的正确性是100%,到了信息的接受者手里可能只剩下20%的正确性。“几乎所有的企业在发展过程中都会碰到沟通不良的问题,一般来说,企业的机构越复杂,管理层次越多,职能越不明晰,其沟通的效果就越差,高层指令传达到基层的时候往往已经走样;同样,底层人员的建议与反映在到达管理者之前历经层层扼杀往往已经消失殆尽。”为了降低沟通成本,提高沟通效率,管理者要根据企业战略的实施进行组织结构调整,减少沟通层级,建立易于沟通的企业组织结构。笔者认为,国际流行的“扁平化管理”就是为消除沟通障碍而探索出来的一种管理模式。具有较少层次的扁平型组织结构是现代企业管理的发展趋势,它可以缩短信息传递链、拓宽沟通渠道、避免信息传递链过长而失真,有利于信息的有效沟通。

3.提高管理层的沟通能力

管理就是对企业所采取的计划、组织、协调、控制、领导等一系列的活动。作为管理者,其最重要的功能是把企业的构想、使命、期望与绩效等信息准确地传递到员工,并指引和带领他们完成目标。因此,在管理的过程中,管理者需要在整个工作过程中对员工施加一种影响力,使他们不仅心甘情愿地服从而且乐于工作,为实现本企业的目标而努力。可见,管理层的沟通能力直接影响到沟通的有效性。一方面,管理者要学会“倾听”。倾听会使沟通变得全面和深入,有效的倾听既帮助接收者理解字面惫思,也理解对方的情感。同时,有效倾听的管理者还发出了一个“他们关心员工”的重要信号。倾听是沟通中的关键因素,在管理沟通中,管理者在接收和发送信息的整个沟通中,用在倾听方面的时间应占整个交流时间的45%左右。另一方面,管理者要学会“表达”。管理者在表达自己的意见时,要抓住核心思想,措词要清晰、明确,力求准确,使对方能有效接收所传递的信息。同时要注意非语言信息的表达,如沟通者的面部表情、语音语调、目光手势等身体语言,因为非语言信息往往比语言信息更能打动人。

4.构筑有效的沟通渠道

管理沟通渠道应该使管理沟通有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率。因此,企业应围绕企业文化、根据企业发展战略、结合企业实际情况设计一套正式沟通和非正式沟通相结合、传统沟通和现代沟通相结合的沟通梁道。传统的沟通方式如面对面的交谈所带来的归属感、信任感对企业的员工来说仍是十分重要的。同时,借助网络技术,进行沟通机制的创新,不仅可以大幅度地提高沟通效率,拓宽沟通渠道,更可以降低沟通成本。因此,为了提高企业的管理沟通效率,企业应根据自身的沟通需要,充分利用互联网,使互联网成为企业进行管理沟通的重要平台。一方面,员工可以通过阅读电子邮件和去公司的内部网页上了解各种相关的信息和发生的情况,学习公司的政策、产品和新的策略。另一方面,当公司有重大的策略调整和重要事件发生时,领导者也可以通过电子邮件来和全体员工沟通,也可以通过网上会议来表达不同的观点。总之,网络也将成为企业进行经营管理的重要场所。

5.营造良好的沟通氛围

通过企业文化建设,树立全员沟通理念,创造人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通的良好氛围,以促进管理沟通的有效性。这需要建立一个开放的沟通机制,需要管理者以身作则在企业内部构建起开放的、分享的企业文化。企业在倡导管理沟通文化时关键要注重组织沟通氛围的改善,鼓励工作中员工之间的相互交流、协作,提供上下互动机会,强化组织成员的.团队协作意识,促进相互理解,改善人际关系。在开放的沟通机制中,尤其要注重动员员工参与决策。正如福特公司每年都要制订一个全年的“员工参与计划”,动员员工参与企业管理。此举引发了职工对企业的“知遇之恩”,员工投入感、合作性不断提高,合理化建议越来越多,生产成本大大减少。

沟通在现代企业管理中的战略意义

1.沟通:有利于保障决策的科学性和执行力

一方面,沟通有利于领导阶层了解属下员工和他们正在做的工作,掌握最真实、直接的信息。通过有效的信息沟通方式,有助于领导者掌握更真实、全面的信息,有利于他们在决策之间进行全面的科学分析和判断,进而作出科学的决策;另一方面,信息沟通也有助于员工(被领导者)了解领导者所作出的决策。只有当被领导者真正理解领导者所做出的决策,才能更好地执行这些决策。

2.沟通:有利于增强凝聚力

感情是建立人际关系的重要基础。情感沟通既体现出公司对员工的关心,也增强了员工的凝聚力和归属感,拉近了领导层与员工之间的距离。一方面,情感沟通能够加深沟通双方之间的信任度,体现出领导者对被领导者的情感尊重,进而增强了企业的凝聚力;另一方面,通过情感沟通能有助于增进领导层与下属和员工之间的相互了解、尊重和信任,消除冲突,消除误解和情感上的隔阂,使员工产生安全感和归属感,进而提高了凝聚力。

3.沟通:有利于提高工作效率

沟通可以提高企业工作的效率。这是因为:一方面,现代企业内部,人员众多、业务繁杂,并且高度专业化,利害冲突、意见分歧、相互制约和摩擦在所难免,而意见和信息交流与沟通可以消除这些弊病,增进组织的效能。另一方面,在庞大的企业中,建立自由交流的信息沟通网络和方式,可以改变文山会海、公文旅行、拖拉作风、官僚主义等恶习,从而提高企业工作的效率。

4.沟通:有利于提高竞争能力

美国著名未来学家约翰・奈斯比特曾说:“未来的竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通上”。也就是说,实施有效的管理是培养企业核心竞争能力的基础,而有效管理的焦点在于有效沟通。通过有效沟通,可以实现对各种资源进行合理、有效的配置和利用,从而实现企业的最终目标――利益或效益的最大化,这对企业提高竞争能力大有裨益。

三、如何做到与企业员工的有效沟通

如何做到与企业员工的有效沟通

在现代企业管理中,有效沟通成为平衡和调节员工心理的有力杠杆,是企业管理的重要手段。那么大家知道如何做到与企业员工的有效沟通呢?下面一起来看看!

一、有效沟通的重要性

沟通是现代管理的命脉,是企业管理的有效工具。有效沟通对于企业科学决策、政策贯彻力度、组织凝聚力的增强、企业竞争力有着举足轻重的作用。无论是企业管理者还是普通职工,都是企业竞争力的核心要素。企业必须重视有效沟通的重要性,做好沟通工作,这是做好企业各项工作的前提。在管理过程中,有效地沟通既可以促使企业管理层与各级员工之间人际关系的和谐,及时发现和解决企业中存在的问题,激发企业的活力,增强凝聚力,使企业保持蓬勃的升级和竞争力,同时也可以增强管理的透明度,实现企业决策民主化、科学化。

面临日趋复杂的国际环境及国内经济下行的压力,加强内部员工沟通显得尤为重要。在所有的企业中,都存在大量的混杂的信息,这些信息有的来自于管理者,有的来自小道消息,有的则来自电视,网络等媒介,如果沟通不畅,谣言不被及时的证实和纠正,则在管理层与员工之间的隔阂和误解就越来越大,最终失去企业最珍贵的资源――人。在企业里,员工是企业的主体,员工是直接生产产品和提供服务的人,是企业未来发展的主要推动力。企业内部沟通的完善,会使员工感觉自己是企业中不可或缺的一份子,激发工作热情和活力,设身处地地为公司的发展前景考虑,排除企业的潜在危机。

二、当前,沟通中存在的问题

在很多情况下,企业中信息的自由交流、双向沟通仍然存在着许多障碍。我们发现企业管理层与员工沟通中,“家长式”作风的出现,多数员工既没有机会收到也没有机会发出大量的信息而导致沟通信息的不完全对等;员工对目前工作现状的不满,缺乏信息的反馈与参与决策的机会,致使工作中缺乏更多的激情。整个企业的沟通开放程度低、言之有物者少,那么沟通的结果往往会造成沟通双方产生一定的服从或服务关系,往往提出问题的人处于主动地位。

当这种情况发生时,为了使工作能够顺利进行,就需要在日常工作中,多与上级沟通,多与员工沟通,多与客户沟通,多与社会沟通,要尽量从对方的角度换位思考,在提出问题的同时,为对方可能导致的困难提出解决意见甚至提供一定的帮助。使沟通成为主要工作方法之一,以沟通推进企业工作又好又快发展。

三、有效沟通的内容

管理层只有尊重员工,了解和强调员工在企业的主体性,才能让员工体会到自己对企业的重要性,更好地实现自身价值,协助管理层处理企业中的事务,更好地为企业服务。

与员工沟通的主要内容有:

(一)员工对经营战略和企业文化的认知与理解:经营战略的确立要求高层管理人员根据企业的使命和目标,分析企业的内部和外部环境,确定存在的机会和威胁,认清企业拥有的优势和劣势,在此基础上,制定达到目标的战略计划。企业管理的最高境界就是在企业经营管理中创造出独有的企业精神和企业文化,使企业管理的外在需求转化为企业员工内在的观念和自觉的行为模式,认同企业核心的价值理念和目标及使命。没有沟通就没有对企业精神和企业文化的理解与共识,更不可能认同企业的共同使命。

(二)员工的利益需求和满意度:员工的利益需求,通常包括物质利益和精神利益两个方面。具体的利益需求包括稳定的.就业和工作环境,公平的工资和福利待遇,成长和发展机会,受到重视和赏识,合理的人事政策,参与民主管理的权利等等。不同员工对组织有不同的需求,首先必须了解员工的共同需求,并注意满足。其次,关注员工的个体需求,并力所能及地帮助员工解除后顾之忧,以便其全心身地投入到组织的发展之中。管理层“以人为本”,把一个班组、一个公司视为一个家庭,所有员工都是这个大家庭中的成员,密切同员工的关系,激发员工对企业的自豪感、归属感,关爱员工是最好的情感沟通,也就是所谓的了解需求。

(三)员工的责任感和忠诚度:良好的沟通是企业成功的金钥匙,这不仅有助于企业管理,而且会是员工感到企业的尊重和信赖,从而产生极大地责任感、归属感和认同感,使员工心甘情愿替企业效命。

四、有效沟通的途径方法

在有效沟通中,企业管理者要按男女性别、年轻职工和老职工、党团员和一般职工等不同群体采取不同的沟通方式,结合他们的文化、能力、家庭、生活实际,使他们各尽所能力所能及,激发他们的创造性和工作热情。

一是上下级要“互动沟通”:在企业内部管理层和员工之间的沟通是不能简单依靠高科技的通讯手段。沟通是双向的,领导者要开诚布公、设身处地,放低姿态,深入基层,与员工零距离沟通,想员工所想,做员工所做,切实考虑员工的具体问题,努力提高员工的积极性。而员工则应该主动对工作进行反馈,及时向领导反映意见和问题,从而共同把工作做好。可通过职工代表大会、厂务公开、合理化建议征集等方式使企业领导和员工进行开放式的沟通和交流。领导者要密切关注员工的思想动态,及时与员工谈心交心,疏通员工思想上的“堰塞湖”,营造良好的工作氛围,尤其对情绪波动较大的员工,要让他们认识到工作中存在的不足,明确改进措施,消除抵住情绪,保持最佳心态和工作状态,发挥更大效能。

二是要“耐心倾听”:领导者进行沟通时,需要培养“听”的艺术。对领导者来说,要较好地“听”,也就是要积极地倾听,包括三个步骤:一是接收信息,积极听取被沟通者的声音,主动捕捉有用信息,包括语言信息和非语言信息。二是处理信息,即正确理解接收到的信息,及时做出评价。三是做出反应,即记忆有用信息,并考虑对被沟通者的回答、特别是对其中有存疑的信息做出反应。这样可以减少员工自卫意识,受到员工的认同,甚至产生知音的感觉,促进彼此的沟通了解。同时可以激发员工对企业未来发展走向的思考,帮助管理层有效地管理企业,促进企业的长远发展。

五、结论

一个企业要充满生机和活力,有赖于下情能为上知,上意迅速下达;有赖于部门之间互通信息,同甘共苦,协同作战。正如约翰奈斯比特所说:“未来的企业竞争将是管理上的较量,竞争的焦点在于组织内部各成员之间及其与外部组织的有效沟通上。”因此,管理者与员工进行有效地沟通,在企业中能够产生不可估量的凝聚力、向心力,既可以留住人才更好的为公司工作,更能为企业创造意想不到的价值。

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